Характеристика й особливості оформлення документів по особовому складу.
1.ОСОБОВІ КАРТКИ
2.ЗАЯВИ
3.РЕЗЮМЕ
4.ТРУДОВІ КНИЖКИ
ДОКУМЕНТИ ПО ОСОБОВОМУ СКЛАДУ створюються з приводу прийняття працівників на роботу, звільнення їх, переведення на іншу роботу, надання відпусток, а також заохочення, накладання дисциплінарних стягнень і т. д. До таких документів належать:
Особові картки;
Заяви;
Накази по особовому складу;
Характеристики;
Автобіографії;
Резюме;
Анкети;
Доручення;
Розписки;
Особові
трудові книжки.
Приймаючи особу на роботу, для виконання якої потрібні спеціальні знання (наприклад, на посаду лікаря, вчителя, водія), адміністрація зобов’язана вимагати пред’явлення диплома чи іншого документа про відповідну освіту, професійну підготовку. Особи, яким не виповнилося 18 років, повинні обов’язково подавати медичні висновки про можливість виконання ними обраної роботи.
Документацію по особовому складу ведуть із моменту зачислення працівника на роботу на підприємство (в організацію, установу)* й виділяють у самостійну групу, що зумовлено надзвичайною важливістю її та особливостями документування.
Розроблена й застосовується підсистема уніфікованих форм документів щодо забезпечення кадрами органів державного управління, яка є складовою Уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації. її розробка спричинена створенням уніфікованих документаційних комплексів, придатних для використання в автоматизованих системах керування (АСК) і в умовах застосування традиційних методів оброблення документів. Зазначену підсистему документів рекомендовано для використання на всіх рівнях управління.
До складу підсистеми входять уніфіковані форми документів, які забезпечують реалізацію завдань, пов’язаних із прийняттям, переведенням, звільненням працівників, наданням відпусток (анкета, додаток до анкети, наказ, розпорядження, заява, подання, графік відпусток, пояснювальна записка, доповідна записка), а також інструкція щодо застосування уніфікованих форм документів.
На підприємствах, де обсяг документообігу не перевищує 10 тис. документів на рік, такого структурного підрозділу, як відділ кадрів, може не бути, тому всі операції, пов’язані з його роботою, виконує секретар — референт (технічний секретар, офіс — менеджер), котрий по-повинен володіти знаннями стосовно роботи з документами по особовому складу й надавати допомогу відповідним службам у підготуванні, складанні, оформленні цих документів.
Приймаючи на роботу особу, відповідальний працівник відділу кадрів (або секретар — референт, технічний секретар, офіс — менеджер повинен звірити всі відомості, внесені в анкету й автобіографію, оригіналами документів (паспортом, дипломом, трудовою книжкою).
ОСОБОВІ КАРТКИ
На підставі виданого наказу (розпорядження) про зачислення особи на роботу працівник відділу кадрів (секретар — референт, технічний секретар) заповнює документ первинного обліку — ОСОБОВУ КАРТКУ (типова форма № П-2)*, робить відповідні записи – трудовій книжці, формує особову справу; бухгалтерія відкриває | добовий рахунок.
Особова картка працівника є основним документом з обліку особового складу на підприємстві. Всі записи, зроблені картці, мають бути документально підтверджені. На підставі паспорта вказують: прізвище, ім’я, по батькові; рік, місяць, число народження; місце народження; серію, номер паспорта, ким і коли його видано; домашню адресу; родинний стан. Дані про загальний безперервний стаж роботи, переміщення працівника, про останнє] місце роботи, дату й причину звільнення з останнього місця робот зазначають на підставі записів у трудовій книжці. На підставі диплома роблять відповідні записи в графах № 4 (а—г), 5, 6. Обов’язково проставляють дату заповнення картки й дають підписатися особі, на яку оформлено картку. В разі звільнення працівника в картці проставляють дату й номер наказу, зазначають причину звільнення. Вносячи ці відомості, треба бути особливо уважним, оскільки вони можуть слугувати підставою для підтвердження трудового стажу.
Заповнюють особові картки від руки або машинописним способом. Графи, в яких дані можуть змінюватися, заповнюють олівцем.
У наукових організаціях (на підприємствах, в установах) на спеціалістів із вищою освітою, які виконують науково-дослідні, проектно-конструкторські й технологічні роботи, крім типової форми № П-2, заповнюють типову форму № П-4 (дод. 51*. Типові форми № П-1, П-3 — П-8 затверджено наказом Міністерства статистики України 09.10.95 № 253. )
На великих підприємствах для полегшення роботи з картотекою на кожного працівника можна додатково заводити АЛФАВІТНУ КАРТКУ [типова форма № П-3 (дод. 52)].
ЗАЯВИ
ЗАЯВА — це письмове офіційне повідомлення, твердження або прохання.
Заяви бувають прості й умотивовані.
Влаштовуючись на роботу, особа подає письмову заяву, в якій :викладає прохання прийняти її на певну посаду до певного структурного підрозділу підприємства.
Заяву про прийняття на роботу оформляють на чистому аркуші паперу формату А4 від руки або на трафаретному бланку
У заяві мають бути такі реквізити:
· адресат;
· відомості про заявника (прізвище, ім’я, по батькові, вказані готовністю в родовому відмінку, домашня адреса, номер телефону); о назва виду документа
· текст;
· перелік додатків (копій документів);
· дата (проставляють дату складання документа, переважно словесно-цифровим способом); о підпис заявника.
Адресат, відомості про заявника зазначаються на початку робочої площі в правому верхньому куті аркуша; кожна частина заяви пишеться з окремого рядка. Домашня адреса заявника та номер його телефону наводяться в дужках.
У заяві не прийнято вживати прийменник «від» (від кого заява), а також архаїзми й канцеляризми («вельми переконливо», «завчасно Вам вдячний», «прошу не відмовити» й т. п.).
Заяви про прийняття на роботу, як правило, адресують керівникові підприємства. Тому, аби заявникові не доводилося запитувати про прізвище й ініціали керівника в секретаря чи відповідальної особи, їм доцільно мати зразок заяви з цими відомостями. Крім того, працівник відділу кадрів має попередити заявника про те, щоб він обов’язково залишив у заяві лівий берег для підшивання її у справу.
Заява про прийняття на роботу після розгляду її разом з іншими необхідними документами слугує підставою для видання наказу (розпорядження) про зачислення особи на роботу. В разі відмови заявникові його повідомляють про це усно чи письмово (за вказаною в заяві адресою).
Зразок заяви, яку складають, вступаючи до закладу освіти, наведено в дод. 55.
Заяву про переведення на іншу посаду оформляють на трафаретному бланку або на чистому аркуші паперу (дод. 56). У відомостях про себе заявник зазначає обійману ним посаду, своє прізвище та ініціали, а домашню адресу й телефон не вказує.
Заяву про надання чергової відпустки можна оформляти на чистому аркуші паперу (дод. 57) або на трафаретному бланку. В тексті такої заяви обов’язково зазначають дату початку відпустки.
Питання про надання чергової відпустки вирішує керівництво з урахуванням графіка відпусток.
Кожний працівник має право на короткочасну відпустку без збереження заробітної плати (за власний рахунок).
Заява про надання відпустки без збереження заробітної плати має бути вмотивованою (дод. 58). Рішення щодо такої заяви приймає керівник і пише резолюцію. Наказ про надання відпустки | оформляють, виходячи з тексту заяви та резолюції. При цьому підставою для формулювання наказу є резолюція (якщо, наприклад. у резолюції вказано меншу кількість днів відпустки, то й у наказі має | зазначатися ця сама кількість).
Заява про звільнення з обійманої посади за складом реквізитів ті оформленням подібна до заяви про переведення на іншу посаду її також пишуть на трафаретному бланку або на чистому аркуші паперу (дод. 59).
У заявах про надання навчальної відпустки (дод. 60) має бути досилання на довідку-виклик із місця навчання, без якої питання про надання відпустки вирішити неможливо. Зазначений документ подають на розгляд разом із заявою.
Реферати :
Читати далі