5. Сучасне ділове листування.
1. Огляд теми: Особливості складання і оформлення ділових листів, у т. ч. вітчизняному партнеру, і в умовах зовнішньоекономічної діяльності.
Діловий лист – це джерело інформації і одночасно, документ, складений звичайно на паперовій основі, покликаний слугувати досягненню певної поставленої мети. Цілі написання ділового листа можуть бути різноманітні: Від заяви про існування організації та переліку їх продукції та послуг, до розв’язання конкретних проблем,
В загальному вигляді ділові листи у зовнішн діяльності можуть бути присвячені наступним питанням:
• співробітництво з іноземними фірмами;
• участь в торговій і комерційній діяльності;
• співробітництво у рамках консорціуму;
• питання, пов’язані з підготовкою та реалізацією контракту, ціні контракту, формам розрахунку і умовам платежу,
• командирування спеціалістів;
• підготовка іноземних і національних кадрів;
• рекламації і врегулювання претензій;
• медичному обслуговуванню та іншим питанням.
За функціональним призначенням виділяють три типи комерційного листування:
1.Запит – відповідь на запит,
2.Пропозиція (оферта) – відповідь на пропозицію
3.Рекламація (претензія) – відповідь на рекламацію.
Всю кореспонденцію можна поділити на:
Формальні листи – підготовлені від імені підприємства, фірми іншій фірмі та які носять офіційний характер.
Неформальні листи – складаються після офіційного знайомства, післявстановлення партнерських взаємовідносин робітниками одного рівня(наприклад, менеджером по збуту однієї фірми аналогічномуменеджеру іншій фірмі) з пропозицією про особисту зустріч дляобговорення ділових питань, обміну інформацією. Наприклад, для формального листа характерне звернення: «Шановний панРидуей», у неформальному – «Дорогий Джон». Є міжнародні стандарти на основні документи, в тому числі і на листи. Для міжнародних пересилань використовуються листи таких розмірів, мм:
110х220
114х162
114х229
162х229
Бланк листа має велике значення в діловому листуванні. По бланку, його дизайну, поліграфічному виконанню, характеристикам паперу будуть судити про престиж
відправника та серйозність його намірів.
Практика показує, що для ведення міжнародного листування необхідно:
– Виготовити спеціальний бланк, який би не використовувався в серединні країни;
– Він повинен бути віддрукований на англійській мові (або на національній та англійській) і відповідати загальному рівню дизайну бланків ділових листів;
– Папір повинна бути високоякісних гатунків (за кордоном для виготовлення бланків ділової кореспонденції використовується папір з водяними знаками);
– Поліграфічне бланк виготовляється за допомогою одного – двох кольорів.
Реквізити бланку:
Головним реквізитом бланку є назва підприємства, організаційної форми – відправника листа.
Вона повинна легко читатися, поряд з емблемою фірми – повинно бути їх трактування. Вказується повна адреса підприємства, номера телефонів, телекс, факс. Номер р/р, інші банківські реквізити не наводяться. Відсутність факсу – незрозумілі питання в отримувача. Розміщення реквізитів на бланку не має жорсткої регламентації. Назва фірми – у лівому або у правому куті. Адреса, телефон, факс – у протилежному куті (або у нижній частині бланку). Підпис – чорнильною ручкою. Печатки на листі не ставляться.
Вимоги до складання текстів зовнішньоекономічних листів
В сучасній діловій кореспонденції практично не використовуються друкувальні машинки. Тексти готуються на комп’ютері редагуються й роздруковуються на принтері. Для написання листа використовують формат А4. Якщо лист на декількох сторінках – на початку кожної нової сторінки вказують:адресат, дату і номер сторінки, потім проводять лінію та продовжують текст. Можна використовувати проміжні бланки де вказують лише назву підприємства, організації, а інші реквізити не вказують. Оформлення конверта має таке ж саме значення як і оформлення бланку. На конверті – розташувати назву відправника або його фірмовий знак. Формат конверту повинен забезпечувати дотримання принципу, який не дозволяє згинання сторінки більш ніж один раз. За кордоном використовуються:
– конверти, які мають віконце для адреси (адреса отримувача, написана на бланку).
– спеціальні адресат ори виготовляють липкі наклейки з машиним відтиском адреси отримувача.
– при масовому відсиланні матеріалів – їх упаковка в поліетилен, із нанесенням адреси отримувача та знаків поштової сплати.
Адреса розмішуються або з лівого, або з правого боку бланку, одразу після реквізитів.
1-ша стрічка – ім’я (ініціали) та прізвище адресата.
2-га стрічка – посада.
3-я стрічка – назва підприємства, організації.
Далі поштова адреса.
Після написання адреси окремою строкою вказують місто відправника, число, місяць та рік.
Після цього починається основна частина листа.
Не залежно від змісту, стиль ділового листа повинен носити доброзичливий, партнерський характер, в якому б поєднувались природні етичні норми людських відносин та інтереси справи, не підкреслювались значимість свого власного службового положення. Зміст листа знаходиться у залежності від цілей його написання. Повинен відповідати вимогам: врівноваженості, краткості, доступності та однозначності розуміння.
Традиційним є висловлення надії на подальше співробітництво. .Якщо лише встановлення ділових контактів – впевненість у тому, що пропозиції, викладенні у листі, були цікавими, надією на найшвидше отримання відповіді та встановлення регулярних контактів у майбутньому.
Якщо носить негативний характер – можна сформулювати більш абстрактніш заключний комплімент: «Одночасно ми засвідчуємо про свою відкритість для ділового співробітництва у майбутньому».
Перед заключним компліментом – у листі присутня фраза, в якій повідомляється номер контактного телефону, прізвище, посада особи, яка може відповісти на питання, що виникають: «При необхідності не відмовляйте собі у можливості подзвонити нашому менеджеру по питанням реалізації та уточнити всі виникаючі питання» (+номер телефону).
Підпис
1. Обов’язково наявність фрази: «З повагою», «щиро Ваш».
2. Назва підприємства (можна без неї),
3. Підпис (чорнильною ручкою).
4. ім’я та прізвище.
5. Посада.
(дата не ставиться)
Додатки:
Про наявність додатків повідомляється в кінці листа після підпису, прізвища, посади. («Додаток: проект нашого підприємства».Все вкладене у конверт сприймається як додаткова інформація до листа.)
2. Типові завдання та приклади їх вирішення
1.Складіть службовий лист на придбання у видавництві навчального посібника “Українське ділове мовлення”. Наведіть основні реквізити службового листа.
2.Види листів.
3. Які листи потребують відповіді?
4. Які листи не потребують відповіді?
5. Складіть лист-запит.
6. Складіть лист-претензію.
3. Рекомендована література
1.Галушко В. П. Діловий протокол та ведення переговорів/Навчальний посібник/Вінниця,2002.
2.Глущик С. В., Дияк О. В., Шевчук С. В. Сучасні ділові папери.-К.: А. С.К.,2003.
3.Головач А. С.Зразки оформлення, документів: Для підприємств та громадян. – Донецьк, 1999.
4.Діденко А. Н. Сучасне діловодство:Навчальний посібник. – К., 2004.
5.Універсальний довідник з ділових паперів та ділової етики. – К., 2003.
Реферати :
Читати далі