Створення документів надання документам юридичноі сили – №1

Створення документів. Надання документам юридичної сили.

1. Державний стандарт на документи

2. Реквізити документа

У процесі будь-якої діяльності людини, підприємства, організації та установи створюються документи, що відобра­жають процеси і показують інформаційні зв’язки між ними.

Документ – це матеріальний об’єкт з інфор­мацією, яка закріплена створеним людиною способом для її передачі у часі та просторі. ( Так визначає Документ ГОСТ 16487-83 «Діловодство і архівна справа») Документи використовуються у всіх галузях

людської діяльності, відображають факти, події, явища об’єктивної, суб’єктивної дійсності та розумової діяльності людини. Таким чином, документ виконує інформаційну функцію, а також функції: передача інформації на відстань, накопичення та зберігання інформації, доказ, облік. Основне в управлінській діяльності – управлінська функція. Документ відображає усі форми управлінської діяльності, є засобом реалізації покладе­них на управлінський апарат функцій. Наприклад, планування, облік, фінансування, контроль та ін. Отже документ-зафіксована на матеріальному носієві інформація з реквізитами, які дозволяють її ідентифікувати. Юридична сила документа-здатність офіційного документа, яка надається йому чинним законодавством, компетенцією органу, що його видав, та встановленим порядком оформлення. Юридична сила документа забезпечується встановленим для кожної різновидності документів комплексом реквізитів.

Реквізит(від лат. requisitum-необхідне, потрібне)- це обов’язкові дані як елемент правильного оформлення офіційних документів.

Держстандартом (Уніфікована система організаційно – розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів ДСТУ 4163-2003) установлений не лише склад реквізитів, але й зони, і послідовність їх розташування на документі. Сукупність реквізитів і схема їх розташування на документі складають його формуляр.

Цей стандарт поширюється на організаційно-розпорядчі документи (далі— документи)

– постанови, розпорядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, створювані в результаті діяльності:

– органів державної влади України, органів місцевого самоврядування;

– підприємств, установ, організацій та їх об’єднань усіх форм власності (далі— організацій).

Цей стандарт установлює: склад реквізитів документів;

Вимоги до змісту і розташовування реквізитів документів; вимоги до бланків та оформлювання документів; вимоги до документів, що їх виготовляють за допомогою друкувальних засобів.

Готуючи та оформлюючи документи, використовують такі реквізити:

01— Зображення Державного Герба України, герба Автономної Республіки Крим– на бланках із кутовою розташованістю реквізитів розміщують на верхньому березі бланка над серединою рядків з назвою організації, а на бланках із поздовжньою розташованістю реквізитів— у центрі верхнього берега. Розмір зображення: висота— 17 мм, ширина— 12 мм.

02— Зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування) відповідно до статуту (положення про організацію) умовне /симво­лічне/ графічне зображення, яке відображав направлення діяльності організації або підприємства.

Розміщують з лівого боку від назви організації. Зображення емблеми реєструють згідно з установленим порядком. Емблему не відтворюють на бланку, якщо на ньому розміщено зображення Державного Герба України.

Як правило, емблема розміщується на бланках для листів з метою полегшення їх пошуку.

Як емблема підприємства, установи або організації може бути використаний товарний знак /знак обслуговування/, який належить даній організації та зареєстрований у вста­новленому порядку.

03— Зображення нагород(знака обслуговування) відповідно до статуту (положення про організацію) розміщують з лівого боку від назви організації. Зображення емблеми реєструють згідно з установленим порядком. Емблему не відтворюють на бланку, якщо на ньому розміщено зображення Державного Герба України.

04— код організації проставляють за ЄДРПОУпісля реквізиту довідкові дані про організацію

05— код форми документа(якщо він є) проставляють згідно з ДК 010 вище реквізиту назва виду документа (10).

06— назва організації вищого рівня зазначають скорочено, а у разі відсутності офіційно зареєстрованого скорочення— повністю.

07— назва організації автора документа повинна відповідати назві, зазначеній у його установчих документах. Скорочену назву організації зазначають тоді, коли її офіційно зафіксовано в статуті (положенні про організацію). Скорочену назву подають у дужках (або без них) нижче повної, окремим рядком у центрі.

Якщо документ оформляють не на бланку, реквізит назва організаціїє складовою частиноюнайменцвання посади в реквізиті “підпис”,н-д:

Директор ТОВ “Імпульс” Іванов І. І.

08— назва структурного підрозділу організації Назву філії, територіального відділення, структурного підрозділу організації зазначають тоді, коли вони— автори документа, і розміщують нижче реквізиту 07.

09— довідкові дані про організацію. Довідкові дані про організацію містять: поштову адресу та інші відомості (номери телефонів, факсів, телексів, рахунків у банку, адресу електронної пошти тощо). Їх розміщують нижче назви організації або структурного підрозділу.

10— назва виду документа має відповідати переліку форм, які використовують в організації. Перелік містить назви уніфікованих форм документів згідно з ДК 010 та назви інших документів, що відповідають організаційно-правовому статусу організації.

У листі назву виду документа не зазначають.

11— дата документа – цей реквізит забезпечує юридичну силу документа. Датою наказу, листа, довідки, докладної чи пояснювальної записки, заяви, розпорядження є дата їх підписання, статуту, звіту, інструкції –дата затвердження; постанови, рішення – прийняття, акту, протоколу-дата, зафіксованої в ньому події. Дату оформлюють цифровим способом. Елементи дати наводять арабськими цифрами в один рядок у послідовності: число, місяць, рік.

Приклад

15.01.2001

Дату дозволено оформлювати у послідовності: рік, місяць, число.

Приклад

2001.01.15

У нормативно-правових актах і фінансових документах застосовують словесно-цифровий спосіб оформлювання дати, наприклад: 29 січня 2001 року.

Дату документа ставлять нижче назви документа поряд із реєстраційним індексом на спеціально відведеному місці на бланку.

Це обовязковий реквізит для документів всіх видів. Вона проставляється особою, яка підписує, затверджує документ.

12— реєстраційний індекс документаРеєстраційний індекс документа складають з його порядкового номера, який можна доповнювати за рішенням організації індексом справи за номенклатурою справ, інформацією про кореспондента, виконавця тощо. Місце розташованості цього реквізиту залежить від бланка та виду документа.

Якщо документ підготували дві чи більше організацій, то реєстраційний індекс складають із реєстраційних індексів кожної з цих організацій, які проставляють через правобіжну похилу риску згідно з послідовністю підписів авторів документа.

13— посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь Посилання на реєстраційний індекс і дату документа містить реєстраційний індекс і дату того документа, на який дають відповідь. Цей реквізит розташовують нижче або на рівні реєстраційного індексу на спеціально відведеному місці на бланку.

14— місце складення або видання документаМісце складення або видання документа зазначають на всіх документах крім листів, у яких ці відомості визначають із реквізиту “Довідкові дані про організацію”, і розміщують на рівні або нижче реквізитів 11, 12.Включа в себе назву населеного пункту, де видається документ.

15— гриф обмеження доступу до документа (таємно, для службового користування) проставляють без лапок праворуч у верхньому куті на першій сторінці документа. За потреби його доповнюють даними, передбаченими нормативно-правовими актами, які регламентують порядок ведення діловодства, що містить інформацію

16— адресат Адресатами документа можуть бути організації, їхні структурні підрозділи, посадові особи та громадяни. У разі адресування документа організації або її структурному підрозділові без зазначення посадової особи їхні назви подають у називному відмінку.

Приклад

Міністерство юстиції України

У разі адресування документа керівникові установи або його заступникові назва установи входить до складу назви посади адресата.

Приклад

Голові Державного комітету статистики України Прізвище, ініціал(и)

Якщо документ надсилають посадовій особі, назву установи зазначають у називному відмінку, а посаду і прізвище адресата— у давальному.

Приклад

Державний комітет архівів України Відділ формування Національного архівного фонду і діловодства Провідному спеціалістові Прізвище, ініціал(и)

Якщо документ адресують багатьом однорідним організаціям, адресата зазначають узагальнено.

Приклад

Директорам центральних

Державних архівів України

Документ не повинен містити більше чотирьох адресатів. Слово “копія” перед зазначенням адресата не ставлять. За наявності більшої кількості адресатів складають список для розсилання, а на кожному документі зазначають тільки одного адресата.

До реквізиту “Адресат” входить поштова адреса. Порядок і форма запису відомостей про поштову адресу установи мають

Відповідати Правилам надання послуг поштового зв’язку [13].

Приклад

Міністерство охорони здоров’я

України,

вул. Грушевського, 7,

м. Київ, 01021

Якщо документ надсилають фізичній особі, то у називному відмінку зазначають прізвище, ім’я, по батькові (або ініціали) адресата, вулицю, номер будинку і квартири, населений пункт, район, область, поштовий індекс.

Приклад

Іванченко Петро Семенович вул. Садова, буд. 7, кв. 24, м. Вінниця, 21003

Кожен елемент друкується з нового рядка.

17 — гриф затвердження документа- спосіб засвідчення документа після його підписання, який санкціонує поширення дії документа на визначене коло структурних підрозділів чи службових осіб.

Гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), назви посади, підпису, ініціалу(-ів) і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження.

Приклад

ЗАТВЕРДЖУЮ

Міністр фінансів України Підпис Ініціал(и), прізвище

07.03.2001

У разі затвердження документа кількома посадовими особами їхні грифи затвердження розташовують на одному рівні.

Якщо документ затверджено постановою, рішенням, наказом, протоколом, то гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО (без лапок), назви, дати і номера затверджувального документа у називному відмінку.

Приклад

ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ Держкомархіву України

16.05.2001 N 40

Гриф затвердження розміщують у правому верхньому куті першого аркуша документа.

Перелік документів, Що підлягають затвердженню:

Акти (перевірок і ревізій, приймання об’єктів після завершення будівництва, списання, експертизи, передавання справ, ліквідації установ);

Реферати :

Ви прочитали: "Створення документів надання документам юридичноі сили – №1"
Читати далі