Лекція 4 Систематизація документів та їх зберігання
1.Експертиза цінності документів
2.Офмлення справ
3.Передача справ до архіву
1.ЕКСПЕРТИЗА ЦІННОСТІ ДОКУМЕНТІВ
Робота з підготовки документів до зберігання та використання, відбирання документів на постійне зберігання починається із поточної роботи з документами.
Підготовка документів до наступного зберігання та використання включає експертизу наукової і практичної цінності документів, оформлення документів, опису справ, забезпечення
Експертиза цінності документів – це визначення політичного, народногосподарського, соціально-культурного та іншого значення документів під час їх відбирання на зберігання та встановлення терміну зберігання.
У процесі експертизи цінності документів вирішуються завдання відбирання на постійне зберігання цінних документів та охорона архівів від потоку документів, ті мають тимчасовий, оперативний або довідковий характер.
Експертиза цінності документів проходить у три етапи.
Перший етап експертизи здійснюється на стадії поточної роботи з документами:
O при розробці номенклатури справ, коли визначається цінність майбутньої справи на підставі переліків документів та досвіду роботи;
O при: реєстрації документів, які надійшли до установи при проставлені на документі індексу визначається належність його до конкретної справи /з зазначенням на обкладинці справи терміну зберігання,
O при направленні документів до справи /виконавець, вчивши питання, яке розглядається в документі, більш кваліфіковано може судити про належність документа – до тієї чи іншої справи, ніж працівник, який реєстрував документ.
Другий етап експертизи здійснюється на стадії підготовки справи для передачі до відомчого архіву після завершення роботи з ними /проводиться персоналом структурних підрозділів і контролюється експертною комісією установи, організації, підприємства/.
Третій етап експертизи здійснюється на стадії підготовки справ для передачі на державне зберігання /проводиться робітниками відомчого архіву, членами експертної комісії установи та робітниками державного архіву/.
Експертиза здійснюється на підставі принципу історизму відповідно до комплексно застосованих критеріїв оцінки походження, змісту, зовнішніх особливостей документів.
Критеріями оцінки походження є: роль та місце організації /особи/ в системі державного управління або конкретної галузі”, значимість виконуваних нею функцій, час та місце створення документів. Критерії оцінки змісту •- значимість події /явища, предмета/, відображеної в документі; значення інформації: яка міститься в документах, її повторення в інших документах, цільове призначення, вид та різновидність документа.
До критеріїв оцінки зовнішніх особливостей документа відносяться: юридична достовірність /наявність підписів, дат, печаток, резолюцій, відміток/, особливості передачі тексту, матеріальні підстави документа та його фізичний | стан.
Для організації та проведення експертизи цінності документів та відбирання їх для передачі на державне зберігання утворюється експертна комісія /ЕК
Експертна комісія утворюється наказом керівника установи /структурного підрозділу/ з найбільш кваліфікованих працівників кількістю не менше трьох чоловік. Члени комісії повинні добре знати функції, структуру, діловодство, склад та зміст документації своєї установи.
До складу ЕК установи обов’язково входить завідувач відомчим архівом /особа, відповідальна за архів/, до складу. – представник від повідної установи державної служби.
Представник державної архівної служби може також входити до складу ЕК установи за узгодженням відповідного державного архіву. Головою ЦЕК /ЕК/ призначається один з керівних; працівників установи. ЦЕК /ЕК/ проводить засідання відповідно до плану роботи, затвердженого керівником установи, за необхідністю, але не рідше двох разів на рік. Рішення ЦЕК приймаються більшістю голосів. Засідання ЦЕК /ЕК/ протоколюються. Протоколи підписуються головою та секретарем комісії; затверджуються керівником установи.
ЦЕК /ЕК/ організації є дорадчим органом, який працює в тісному контакті з експертно перевірочною комісією /ЕПК/ відповідної установи державної архівної служби, від якої отримує необхідні організаційно-методичні вказівки.
У кожній організації, яка має експерту комісію, розробляться положення про неї, в якому визначаються її функції, права та порядок організації роботи.
Документування, діяльності ЦЕК /ЕК/ та формування справ, які виникли в результаті її діяльності, покладається на секретаря комісії.
Для правильного визначення цінності документів члени ЦЕК /ЕН/ вивчають історію установи, її функції та структуру, систему діловодства, зв’язки з іншими організаціями. Правильність віднесення документів до справ з відповідними термінами зберігання та оцінка їхньої наукової та практичної цінності забезпечується поаркушним переглядом справ. Відбір документів на державне зберігання та знищення тільки на підставі заголовків на обкладинках справ без аналізу фактичного змісту документів не допускається.
Співробітники та діловодний персонал структурних підрозділів за участю співробітників відомчого архіву відбирають документи на постійне, тимчасове зберігання, чи знищення. Члени ЕК за участю інших спеціалістів перевіряють правильність відбирання документів, переглядаючи описи, акти на знищення документів та справ і документи.
В результаті роботи експертної комісії утворюється чотири групи документів з різними термінами зберігання: ті що підлягають постійному зберіганню у державних архівах; що підлягають тимчасовому зберігання у відомчих архівах більше 10 років/; що підлягають тимчасовому зберіганню /до 10 років/; що підлягають знищенню у зв’язку зі скінченням терміну їх зберігання.
Після затвердження описів на справи постійного зберігання відповідний орган державно архівної служби дає дозвіл установі на знищення докуметїв з тимчасовими термінами зберігання.
На його ж розсуд після затвердження описів на справи постійного зберігання організації може бути надане правосамостійно знищувати справи, для яких у переліках встановлених терміни з відмітками “ЕПК” та “ЕК”.
Знищення відібраних, як таких, що не підлягають подальшому зберіганню документів, оформляється актами. Акт про знищення документів або справ підписують голова та члени експертної комісії, затверджує – керівник установи.
2.ООформлення справ – це комплекс робіт з переплетення нумерації сторінок, складання завірювального надпису, внутрішнього опису документів /у необхідних
Випадках/, внесення необхідних уточнень до реквізитів обкладинки Уточнення найменування організації, діловодного індексу та заголовку, дати справ та ін.
Ооформлення справ починається з моменту їх заведення в діловодстві та закінчується у процесі підготовки для передачі до відомчого архіву після закінчення календарного року в якому вони були заведені.
Оформлення справ проводиться працівниками служби діловодства організації та структурних підрозділів, у веденні яких знаходиться заведення та оформлення справ. Ця робота повинна здійснюватися за методичною допомогою та контроль відомчого архіву. Зона організується та проводиться так, щоб до архіву надходили справи, які не потребують додаткової обробки. Залежно від термінів зберігання проводиться! повне або часткове оформлення справ. Повному оформленню підлягають справи постійного, тимчасового /більше 10 років зберігання та з особового складу.
Справи тимчасового /до 10 років включно/ зберігання підлягають частковому оформленню, їх допускається зберігати у швидкозшивачах, без нумерації аркуші в, а також без складання завірюовального надпису.
Реферати :
Читати далі