Контрольна робота – №1

МІНІСТЕРСТВО АГРАРНОЇ ПОЛІТИКИ УКРАЇНИ

СУМСЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ АГРАРНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

Кафедра правового забезпечення

галузей АПК

КОНТРОЛЬНА РОБОТА

З предмету «Організація діловодства »

Варіант № 6

Виконав: студент ….. курсу

Гр……. спеціальності……..

Заочної форми навчання

Залікова книжка №………..

ФІБ

Суми 200….

З М І С Т

Формуляр-зразок організаційно-розпорядчих документів, його реквізити і правила оформлення. Приймання, попередній розгляд і реєстрація службових документів Оформіть

довідку про те, що ви навчаєтесь у вищому навчальному закладі. Складіть протокол загальних зборів учасників товариства з обмеженою відповідальністю

Список використаної літератури

1.Формуляр-зразок організаційно-розпорядчих документів.

Для виготовлення будь-якого з організаційно-розпорядчих до­кументів необхідно засвоїти правила формуляра-зразка.

ФОРМУЛЯР-ЗРАЗОК — це модель побудови форми документа, яка встановлює галузь використання, формати, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та основні реквізити (ДСТУ 2732- 94) (рис. 1- 3).

Реквізити — це сукупність обов’язкових даних у документі, без яких він не може бути підставою для обліку й не має юридичної сили.

При оформлянні організаційно-розпорядчих документів вико­ристовується такий склад реквізитів:

1 — Державний герб;

2 — емблема організації;

3 — зображення нагород;

4 — код організації;

5 — код документа;

6 — назва міністерства чи відомства;

7 — назва підприємства (установи, організації, фірми);

8 — назва структурного підрозділу; ,

9 — індекс підприємства зв’язку, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер Телефону, номер рахунку в банку;

10 — назва виду документа;

11 — дата;

12 — індекс (вихідний номер документа);

13 — посилання на індекс та дату вхідного документа;

14 — місце складання чи видання;

15 — гриф обмеження доступу до документа;

16 — адресат;

17 — гриф затвердження;

18 — резолюція;

19 — заголовок до тексту;

20 — позначка про контроль;

21 — текст;

22 — позначка про наявність додатка;

23 — підпис;

24 — гриф погодження;

25 — візи;

26 — відбиток печатки;

27 — позначка про завірення копії;

28 — прізвище виконавця та номер його телефону;

29 — позначка про виконання документа та направлення його до справи;

30 — позначка про перенесення даних на машинний носій;

31 — позначка про надходження.

Реквізити бувають: • постійні; • змінні.

Постійні реквізити наносять, коли виготовляють уніфіковану форму чи бланк документа, а змінні — під час його складання.

Кожний із реквізитів має свою довжину, визначену у формулярі-зразку. Довжина реквізиту — це кількість графічних знаків та пробілів, потрібна для запису реквізиту на документі.

Для більш чіткого засвоєння правил формуляра-зразка ОРД на рис. 4 показано фактичне розташування реквізитів (позначено циф­рами в кружечках), а також наведено зразки документів (служ­бовий лист виготовлено на бланкові формату А5, а витяг з про­токолу — на чистому аркуші паперу формату А4 згідно з ГОСТ 6.38— 90 «Система организационно-распорядительной доку­ментации. Требования к оформлению документов»).

Формуляр-зразок ОРД визначає робочу площу та береги доку­мента (на рис. 4 береги заштриховано).

Робоча площа документа — це площа уніфікованої форми чи бланка документа, призначена для заповнення основними рекві­зитами.

Береги документа — це площі, призначені для закріплення до­кумента в технічних засобах зберігання, а також для нанесення спеціальних позначок та зображень.

ГОСТ 6.38— 90 (відповідно до ГОСТ 9327— 60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы») встановлює два Формати паперу для виготовлення службових документів: А4 (210 х 297 мм) та А5 (210 х 148 мм).

У ГОСТ 6.38—90 встановлено такі розміри берегів формуляра-зразка:

• лівого — 20 мм (8 пробілів);

• правого — не менше ніж 8 мм (3—4 пробіли);

• верхнього — не менше ніж 10 мм (3—4 інтервали);

• нижнього — не менше ніж 8 мм (2—4 інтервали).

Однак на практиці здебільшого дотримуються розмірів берегів відповідно до старого ГОСТ 6.39— 72 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной доку­ментации. Формуляр-образец»:

• лівого — 35 мм (13 пробілів);

• правого — не менше ніж 8 мм (3—4 пробіли);

• верхнього — 20 мм (4— 5 інтервалів);

• нижнього — не менше ніж 19 мм (для формату А4); не менше ніж 16 мм (для формату А5).

Лівий берег призначено для нанесення реквізитів 2, 20, а також для закріплення документа в технічних засобах зберігання; правий берег — це резерв, залишений задля збереження тексту документа; верхній берег призначено для проставляння сторінок, нанесення реквізитів 1, 4, 5; нижній — для нанесення реквізитів 29, 30, 31.

Якщо документ оформляють також і на звороті аркуша (термін зберігання такого документа має становити не більше ніж 3 роки), то лівий і правий береги на звороті відповідно міняються місцями (лівий — 8 мм, правий — 20 мм), а верхній і нижній — залишаються без змін.

У документах, що виготовляються на аркушах формату А4 і змістова частина яких має вигляд табличних форм, допускається розміщення основних реквізитів паралельно довгій стороні аркуша (див. рис. 2).

На рис. 1—4 штриховими лініями позначено межі реквізитів, що змінюються в передбачених стандартом випадках (номери рекві­зитів позначено цифрами в кружечках).

Оформляючи конкретний документ, застосовують не всі рекві­зити, а лише ті, які необхідні при виготовленні документів цього типу і вважаються обов’язковими відповідно до юридичних вимог.

Згідно з ГОСТ 6.38—90 допускається розміщення реквізиту З на площі, що відводиться для реквізиту 6, який, відповідно, роз­ташовують нижче від реквізиту 3.

Реквізит 2 розташовують на рівні реквізиту 7 (на лівому березі).

Якщо обсяг реквізиту 16 або 17 завеликий, то реквізит 18 можна писати на будь-якій вільній площі робочого поля першої сторінки Документа.

У багатосторінкових документах реквізити 22— 28, 30 простав­ляють на останній сторінці на площі, відведеній формуляром-зразком.

Реквізит 25 оформляють вище за реквізит 24.

Державний герб – розташовується посередині бланка або у кутку над серединою рядка з назвою організації.

Емблема організації чи підприємства – розміщується поряд з назвою орга­нізації. Як емблему можна викорис­товувати товарний знак, зареєстрований у встановленому порядку.

Зображення держав­них нагород – розташовується у верхньому лівому кутку або посередині документа.

Код підприємства, установи, організації – розташовується у верхньому правому кутку.

Код форми докумен­та – розташовується у верхньому правому кутку під кодом підприємства, органі­зації, установи.

Назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа – розташовується у верхньому лівому кутку або посередині сторінки.

Повна назва устано­ви, організації або підприємства — автора документа – розташовується у верхньому лівому кутку. Може наноситися за допомогою штампа або друкарським способом.

Назва структурного підрозділу – розташовується у верхньому лівому кутку. Дозволяється друкувати маши­нописним способом.

Індекс підприємства зв’язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпу, но­мер телефону, факсу, номер рахунку в банку – розташовується у верхньому лівому кутку, оформляється відповідно до поштових правил: 252030; м. Київ, вул. Пирогова,9, т.22 1-99-33. На бланку для листів вказується номер розрахункового рахунку у відділенні банку: розрахунковий рахунок № 11632516 в Укрінбанку м. Києва МФО №321 518.

Назва виду документа – розташовується зліва або посередині сторінки. В усіх документах, крім лис­тів, наводиться назва його виду. Залежно від цієї назви встановлюється формуляр, структура тексту, особли­вості викладу.

Дата – документ датується днем його під­писання або затвердження. На бланках дату підписання документа ставлять у лівій верхній частині разом із індексом на спеціально відведеному для цього місці. Якщо документ складений не на бланку, то дату ставлять під текстом зліва. Вона записується словесно-цифровим способом (24 серпня 1996 р.) або цифровим — трьома парами араб­ських цифр у такій послідовності: день, місяць, рік — 17.06.96 (тобто 17 червня 1996 року). У документах матеріально-фінансового характеру дата оформляється словесно-цифровим способом.

Індекс – розташовується у верхній частині сто­рінки зліва. Цей реквізит дозволяє забезпечити оперативний довідково-інформаційний пошук документа, контроль виконання. Індекс документа включає в себе три пари арабських цифр, де перша пара — індекс струк­турного підрозділу, друга — номер справи за номенклатурою для під­розділу, третя — порядковий номер за журналом обліку. Наприклад: № 02-10/36, де 02 — шифр структур­ного підрозділу; 10 — номер справи, документа; 36 — реєстраційний номер документа за журналом обліку вхідних документів та канцелярії.

Посилання на індекс та дату вхідного документа – розташовується у верхній частині сто­рінки зліва. Містить дату та індекс, вказані у документі організацією, яка уклала чи видала документ. Наприк­лад: на N° 02-10/135 від 01.03.96, де 02 — індекс структурного підрозділу; 10 — номер справи за номенклатурою; 1 35 — порядковий номер.

Місце укладання чи видання – розташовується у верхній частині сто­рінки зліва. Містить назву міста чи населеного пункту, де видається доку­мент.

Гриф обмеження до­ступу до документа – розташовується з правого боку під ко­дом – форми. Записується з середини рядка “для службового користування”, “секретно”, “цілком секретно”.

Адресат – розташовується з правого боку у верхній частині сторінки. Кожний елемент — назва установи, підрозділу, посада, прізвище та ініціали особи, поштова адреса — пишеться з середини нового рядка з великої літери. Якщо документ адресовано до установи, то поштова адреса вказується після назви установи, структурного підрозділу й прізвища службової особи; коли приватній особі — тоді перед її прізвищем.

Наприклад:

Друкарня “Преса 252030, м. Київ,

України” вул. Пирогова,

Головному ре- 12, кв. 6

Дакторові Никонову М. П.

Романову В. О.

Гриф затвердження – розташовується у верхній правій частині документа. Затвердження — спосіб засвідчення документа після його підписання, який санкціонує поширення дії документа на визначене коло структурних підрозділів, організацій чи службових осіб. Елементи грифу затвердження:

— слово ЗАТВЕРДЖУЮ;

— назва посади;

— особистий підпис;

— ініціали та прізвище особи, що затвердила документ,

— дата затвердження.

Наприклад: ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор школи

(підпис) JLC. Семенова.

07.10.96

Резолюція – розміщується у правому верхньому кутку. Якщо це місце зайняте іншим реквізитом, то резолюцію вміщують на будь-якій вільній площі лицьового боку сторінки документа, крім полів. Складається з таких елементів: — прізвище та ініціали виконавця, якому відправлений документ; — вказівка про порядок у характері виконання документа; — термін виконання документа; — особистий підпис керівника; — дата. Як виконавці у резолюції зазнача­ються службові особи, а не структурні, підрозділи. Відповідальною за вико­нання документа є особа, наведена в резолюції першою.

Реферати :

Ви прочитали: "Контрольна робота – №1"
Читати далі