Документування управлінськоі діяльності

1 Документування управлінської діяльності.

Самостійно вивчити питання: Правила оформлення бланків і формулярів документів

БЛАНК документа (офіційного) — це стандартний аркуш з паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією документа й місцем, залишеним для змінної. Встановлено два види бланків ОРД (ГОСТ 6.38—90):

• для службових листів;

загальний (для виготовлення наказів, прото­колів, розпоряджень, постанов, указівок та інших ОРД).

Для виготовлення тих

чи інших бланків документів установ­лено два варіанти розташування реквізитів:

• кутове — постійні реквізити розташовуються в лівому верхньому куті аркуша

• поздовжнє — постійні реквізити розташовуються вздовж верх­ньої частини аркуша

Своєю чергою, і кутове, і поздовжнє розташування реквізитів може бути:

• флаговим — кожний рядок реквізиту починається від лівої межі робочої площі

• центрованим — початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж відведеної робочої площі.

Формуляр-зразок ОРД визначає робочу площу та береги доку­мента (на рис. 4 береги заштриховано).

Робоча площа документа — це площа уніфікованої форми чи бланка документа, призначена для заповнення основними рекві­зитами.

Береги документа — це площі, призначені для закріплення до­кумента в технічних засобах зберігання, а також для нанесення спеціальних позначок та зображень.

ГОСТ 6.38— 90 (відповідно до ГОСТ 9327— 60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы») встановлює два формати паперу для виготовлення службових документів: А4 (210 х 297 мм) та А5 (210 х 148 мм).

У ГОСТ 6.38—90 встановлено такі розміри берегів формуляра-зразка:

• лівого — 20 мм (8 пробілів);

• правого — не менше ніж 8 мм (3—4 пробіли);

• верхнього — не менше ніж 10 мм (3—4 інтервали);

• нижнього — не менше ніж 8 мм (2—4 інтервали).

Однак на практиці здебільшого дотримуються розмірів берегів відповідно до старого ГОСТ 6.39— 72 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной доку­ментации. Формуляр-образец»:

• лівого — 35 мм (13 пробілів);

• правого — не менше ніж 8 мм (3—4 пробіли);

• верхнього — 20 мм (4— 5 інтервалів);

• нижнього — не менше ніж 19 мм (для формату А4); не менше ніж 16 мм (для формату А5).

Лівий берег призначено для нанесення реквізитів 2, 20, а також для закріплення документа в технічних засобах зберігання; правий берег — це резерв, залишений задля збереження тексту документа; верхній берег призначено для проставляння сторінок, нанесення реквізитів 1, 4, 5; нижній — для нанесення реквізитів 29, 30, 31.

Якщо документ оформляють також і на звороті аркуша (термін зберігання такого документа має становити не більше ніж 3 роки), то лівий і правий береги на звороті відповідно міняються місцями (лівий — 8 мм, правий — 20 мм), а верхній і нижній — залишаються без змін.

У документах, що виготовляються на аркушах формату А4 і змістова частина яких має вигляд табличних форм, допускається розміщення основних реквізитів паралельно довгій стороні аркуша (див. рис. 2).

На рис. 1—4 штриховими лініями позначено межі реквізитів, що змінюються в передбачених стандартом випадках (номери рекві­зитів позначено цифрами в кружечках).

Оформляючи конкретний документ, застосовують не всі рекві­зити, а лише ті, які необхідні при виготовленні документів цього типу і вважаються обов’язковими відповідно до юридичних вимог.

Згідно з ГОСТ 6.38—90 допускається розміщення реквізиту З на площі, що відводиться для реквізиту 6, який, відповідно, роз­ташовують нижче від реквізиту 3.

Реквізит 2 розташовують на рівні реквізиту 7 (на лівому березі).

Якщо обсяг реквізиту 16 або 17 завеликий, то реквізит 18 можна писати на будь-якій вільній площі робочого поля першої сторінки Документа.

У багатосторінкових документах реквізити 22— 28, 30 простав­ляють на останній сторінці на площі, відведеній формуляром-зразком.

Реквізит 25 оформляють вище за реквізит 24.

Питання для самоконтролю знань:

Дайте характеристику документа як інформації, що використовується в управлінні.

Що таке бланк документа?

Що визначає формуляр-зразок ОРД?

Які розміри берегів формуляра-зразка встановлено ГОСТ 6.38—90 ?

Для чого призначений лівий берег документа?

Основна рекомендована література.

1. ДСТУ 2732-94. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

2. ДСТУ 2392-94. Информация и документация. Термины и определения.

3. ДСТУ 2395-94. Информация и документация. Основные требования к документам.

4. ДСТУ 3008-95. Документация, отчеты в сфере науки и техники. Структура и правила оформления.

5. ГОСТ 6.10.2-83. Унифицированные системы документации. Термины и определения.

6. ГОСТ 6.10.1-88. Унифицированные системы документации. Основные положения.

7. Діденко А. Н. Сучасне діловодство. –К.- 1998.

8. Палеха Ю. И. Организация общего и кадрового делопроизводства. Ч.1 и 2.- К.- 1993.

9. Кирсанова М. В. Современное делопроизводство. – М.- 2003.

10. Погиба Л. Г., Грибніченко Т. О., Баган М. П. Складання ділових паперів. Практикум.- К.- 2002

Допоміжна рекомендована література.

11. Кузнецова Т. В. Делопроизводство. – М.- 2002.

12. Андреева В. И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы. М.- 1996.

13. Головач А. С. Зразки оформлення документів.- Донецьк – 1997.

14. Сборник типовых договоров. В помощь деловому человеку. – Донецк. – 1994.

15. Лавренова Р. И. Конспект лекций по дисциплине “Делопроизводство”. – Мариуполь, ПГТУ.-2005.

Реферати :

Ви прочитали: "Документування управлінськоі діяльності"
Читати далі