В разі формування особових справ підприємству дозволяється виготовляти копії потрібних документів, наприклад копії диплома, :свідоцтва про народження, свідоцтва про укладення шлюбу, свідоцтва про розірвання шлюбу. Знімати копію можна лише з оригіналу документа. Дозволяється підшивати в особову справу ксерокопії документів. Вони мають бути звірені з оригіналом (для виявлення фальшивих) і належно засвідчені відповідальною посадовою особою.
Знімання й засвідчення копій із паспорта, профспілкового квитка, перепустки, депутатського мандата,
ТРУДОВІ КНИЖКИ
ТРУДОВА КНИЖКА — це документ установленого зразка, в якому записано відомості про стаж роботи, нагороди, заохочення кожного працівника.
Отже, це основний документ, що підтверджує трудову діяльність особи. Тому трудовим книжкам, зокрема точному заповненню їх, приділяють особливу увагу. Порядок заповнення трудових книжок і вкладок до них, обліку їх та видачі в разі звільнення або втрати тощо регламентує «Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах та організаціях»*.
Затверджено спільним наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України 29.07.93 № 58 відповідно до постанови Кабінету Міністрів України 27.04.93 № 301 «Про трудові книжки України», зареєстровано в Міністерстві юстиції України 17.08.93 за № 110. Зміни й доповнення внесено спільним наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України й Міністерства соціального захисту населення України 26.03.96 № 29, зареєстрованим у Міністерстві юстиції 24.04.96 за № 202/1227.
Розглянемо порядок ведення трудових книжок.
Загальні положення
Трудові книжки ведуться на всіх працівників підприємств, установ і організацій (надалі — підприємств) усіх форм власності, які пропрацювали на них понад 5 днів, включаючи осіб, котрі є спів власниками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, на сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників за умови, що вони підлягають державному соціальному страхуванню.
На осіб, що працюють за трудовим договором у підприємців, котрі не мають прав юридичної особи, а також в окремих громадян з їх обслуговування (як хатні робітники, доглядальники, водії, охоронці й т. ін.), трудові книжки не ведуться. їхня робота підтверджується довідкою організації, з участю якої було укладено трудовий договір між особою й наймачем, а також довідкою про сплату внесків у фонд державного соціального страхування.
На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем їхньої основної роботи.
Трудові книжки раніше встановленого зразка обмінові не підлягають.
Улаштовуючись на роботу, особа зобов’язана подавати трудову книжку, оформлену в установленому порядку.
Особи, які вперше стають до роботи й не мають трудової книжки, повинні пред’явити паспорт, диплом або інший документ про освіту чи професійну підготовку. Військовослужбовці, звільнені зі Збройних Сил України, Національної гвардії України, Служби безпеки України, Прикордонних військ України, Цивільної оборони України, Управління охорони вищих посадових осіб України таінших військових формувань, створених відповідно до чинного за конодавства України (далі Збройні Сили України та інші війська), а також військовослужбовці, звільнені зі Збройних Сил колишнього Союзу РСР і Збройних Сил держав, що входять до СНД, пред’яв ляють військовий квиток. Звільнені з місць відбування покарання за кримінальний злочин зобов’язані пред’явити довідку про звільнення.
Заповнення трудових книжок
Загальні вказівки
Трудові книжки та вкладки до них заповнюють у відповідних розділах українською й російською мовами. Якщо особа розпочинає свій трудовий шлях і ще не має трудової книжки, то власник* або вповноважений ним орган має оформити (виписати) її не пізніше, ніж у тижневий термін від дня прийняття працівника на роботу.
В трудову книжку вносять такі відомості :
Про працівника — його прізвище, ім’я й по батькові, дата народження;
Про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення;
· про нагородження державними нагородами й відзнаками України, про заохочення за успіхи в роботі та інші відповідно до чинного законодавства України;
· про відкриття, на які видано дипломи, використані винаходи й раціоналізаторські пропозиції та грошові винагороди у зв’язку з цим.
Стягнення в трудовій книжці не зазначають.
Записи в разі звільнення працівника або переведення його на іншу роботу мають точно відповідати формулюванням чинного законодавства й містити посилання на відповідну статтю та пункт закону.
Всі записи про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну, роботу або звільнення, а також про нагороди й заохочення вносяться власником або вповноваженим ним органом після видання наказу (розпорядження), але не пізніше, ніж у тижневий термін (у разі звільнення — в день звільнення), й мають точно відповідати текстові наказу (розпорядження).
Дати пишуть арабськими цифрами (число й місяць — двозначними, а рік — чотиризначними), наприклад: 05.01.1999.
Записи виконують акуратно, кульковою ручкою або чорнилом чорного, синього чи фіолетового кольорів і завіряють печаткою.
3 кожним записом, котрий уноситься в трудову книжку (вкладку) на підставі наказу (розпорядження) про прийняття на роботу, переведення чи звільнення, власник або вповноважений ним орган зобов’язаний ознайомити працівника під розписку в особовій картці (типова відомча форма № П-2), в якій має бути такий самий запис, що й у трудовій книжці (вкладці).
У разі потреби власник або вповноважений ним орган може видати працівникові на його прохання завірений витяг із трудової книжки.
Якщо підприємство, на якому зроблено неправильний або неточний запис, ліквідовано, то виправлення вноситься його правонаступником і засвідчується печаткою; якщо правонаступника немає — то вищою організацією, котрій підпорядковувалося ліквідоване підприємство, а в разі її відсутності — облархівом, держархівом м. Києва, держархівом м. Севастополя та держархівом при РадіМіністрів Криму.
Виправлені відомості про роботу, переведення на іншу роботу, нагородження, заохочення та інші мають точно відповідати оригіналові наказу (розпорядження).
У разі втрати наказу (розпорядження) або невідповідності його фактично виконуваній роботі виправлення відомостей про роботу здійснюється на підставі інших документів, що підтверджують виконання робіт, не зазначених у трудовій книжці.
Свідчення осіб не можуть бути підставою для виправлення зроблених раніше записів.
– У розділах «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення» трудової книжки (вкладки) закреслювати раніше внесені неточні або неправильні записи забороняється.
Якщо, наприклад, треба змінити запис відомостей про роботу, то після зазначення відповідного порядкового номера запису й дати його внесення в графі 3 пишуть: «Запис за номером… недійсний. Прийнято на посаді…» й у графі 4 повторюють дату й номер наказу (розпорядження) власника або вповноваженого ним органу, запис якого неправильно внесено в трудову книжку.
Так само виправляють недійсні записи про звільнення й переведення на іншу постійну роботу в разі їхньої незаконності, встановленої органом із питань розгляду трудових суперечок, і понов-
Так само виправляють недійсні записи про звільнення й переведення на іншу постійну роботу в разі їхньої незаконності, встановленої органом із питань розгляду трудових суперечок, і поновлення на попередній роботі. Наприклад, пишуть: «Запис за номером… недійсний: поновлений на попередній /роботі». В разі зміни формулювання причин звільнення пишуть: «Запис за номером…
Недійсний: звільнений…» (наводять правильне формулювання).
У графі 4 в такому разі роблять посилання на наказ про поновлення на роботі або про зміну формулювання причини звільнення.
Якщо в трудовій книжці є запис про звільнення або переведення на іншу роботу, визнаний недійсним, то на прохання працівника видається дублікат трудової книжки, в який не вносять цей запис.
Унесення відомостей про працівника
-Відомості про працівника записують на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Прізвище, ім’я та по батькові (цілком, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами) й дату народження зазначають на підставі паспорта чи свідоцтва про народження.
Після проставлення дати заповнення трудової книжки її власник своїм підписом засвідчує правильність унесених відомостей.
Першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки підписує особа, яка відповідає за видавання трудових книжок. Після цього ставиться відбиток гербової чи круглої, що прирівнюється до гербової, печатки підприємства (або печатки відділу кадрів), на якому вперше заповнюється трудова книжка.
Зміни в записи прізвища, імені, по батькові й дати народження вносить власник або вповноважений ним орган за останнім місцем роботи на підставі документів (паспорта, свідоцтв про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища, імені, по батькові тощо) з посиланням на їхні номери й дати.
Зазначені зміни вносять на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Однією рискою закреслюють, наприклад, колишнє прізвище або ім’я (по батькові, дату народження) й записують нові дані з посиланням на відповідні документи на внутрішньому боці обкладинки та засвідчують підписом керівника підприємства або спеціально вповноваженої ним особи й печаткою підприємства чи печаткою відділу кадрів.
Унесення відомостей про роботу
■ В графі 3 розділу «Відомості про роботу» як заголовок пишутьповну назву підприємства.
Під цим заголовком у графі 1 ставлять порядковий номер запису, що вноситься, в графі 2 зазначають дату прийняття на роботу.
Реферати :
Читати далі