Документи повинні підшиватися таким чином, щоб забезпечити можливість вільного. прочитання тексту, дат, віз та резолюцій.
3.ПЕРЕДАЧА СПРАВ ДО АРХІВУ
ПIсля закінчення діловодного року справи постійного і тимчасового /більше 10 років/ зберігання та з особового складу, які пройшли експертизу цінності, сформовані та оформлені відповідно до вимог державного стандарту передаються до архіву.
Опис справи – це систематизований перелік заголовків справ, які розкривають їх склад та зміст і закріплюють систематизацію справ у межах фонду,
Описи справ структурних підрозділів складаються робітниками служби діловодства або особами, які відповідають за ведення діловодства в структурних підрозділах.
Декілька річних розділів ведених описів справ постійного зберігання або один річний розділ, в яких кількість заголовків справ досягло будь-якої чотиризначної цифри, вважаться закінченим описом.
В організаціях з невеликим обсягом щорічно утворених справ постійного зберігання /до 200 справ/ опис вважається закінченим, якщо до нього включені річні розділи зведених описів справ постійного зберігання за 5 років.
Річний розділ може також вважатися закінченим описом після передачі включених до нього справ у державний архів. за вимогою відомчого архіву до опису мажуть бути введені зміст, список скорочених слів, вказівники. У змісті перераховуються назви всіх підрозділів опису а також вказівники /якщо вони маються.
Проти кожної назви вказується номер відповідного листка опису. Список скорочених слів складається у тих випадках, коли в опису вживається скорочення, характерні для даної установи або її структурного підрозділу. Скорочення перераховуються в алфавітному порядку.
Вказівники складаються тематичні, іменні, географічні, хронологічні та ін. Вид вказівників визначається складачем документів та необхідністю створення умов для найбільш повного їх використання.
Структурні підрозділи установи передають до відомчого архіву справи постійного, тимчасового /більше 10 років/ зберігання та з особового складу. Передача справ проводиться тільки за описами.
Разом із справами до архіву передаються реєстраційно-контрольні картки діловодної служби установи /канцелярії, секретаріату, загального відділу та ін./. Заголовок кожної картотеки включається до опису.
Передача справ до відомчого архіву здійснюється, як правило, за графіком, який складається завідувачем відомчим архивом або особою, яка відповідає за архів та попередньо погодженим з керівником структурних підрозділів, і затвердженим керівником установи.
Справи тимчасового /до 10 років включно/ зберігання передачі до відомчого архіву не підлягають і повинні зберігатися централизовано в канцелярії, секретаріаті чи ін. службі діловодства або в структурних підрозділах.
У виняткових випадках за рішенням керівника організації вони можуть бути передані до відомчого архіву за описом або номенклатурою справ, що визначає відомчий архів.
Правильність формування та оформлення справ, відповідність Їх кількості описів та номенклатурі справ перевіряються співробітниками архіву на стадії підготовки справ до передавання у відомчий архів. При встановленні недоліків у формуванні справ, працівники структурних підрозділів зобов”язанI їх усунути.
Справи приймає завідувач відомчим архівом /спеціальний співробітник архіву/ або особа, яка відповідає за архів, в присутності працівника структурного підрозділу, який їх склав. Передача справ проводиться за описом в обох примірниках проти кожної справи, яка передається, робиться відмітка про її наявність.
У кінці опису в кожному його примірнику цифрами та прописом вказують кількість фактично прийнятих до архіву справ, дата прийому-передачі справ, а також ставляться підписи співробітника відомчого архіву та особи, яка передала справи.
При прийнятті особливо цінних справ перевіряється кількість аркушів у справі.
Рекомендована література:
1. Бондарева Т. М. Секретарское дело. – М. :Вища школа., 1995.
2. Блощинська В. А. Сучасне діловодство: Навч. посібник.-К,:Центр навчальної літератури, 2005.
3. Веселов П. В. Профессия – секретарь. – М. Маркетинг,1996.
4. Глущик С. В., Дияк О. В., Шевчук С. В. Сучасні ділові папери.-К.: А. С.К.,2003.
5. Головач А. С.Зразки оформлення, документів: Для підприємств та громадян. – Донецьк: Сталкер, 1999.
6. Діденко А. Н.Сучасне діловодство.-К.:Либідь,2004.
7. Кузнєцова Т. В.Степанов Е. А., Филиппов Н. Г. Делопроизводство и техническая документация.-М.:Высшая школа, 1991.
8. Кузмичева В. И. Делопроизводство без проблем К.,1997
9. Кулініченко ВЛ. Ділові папери та документи підприємницької діяльності. – К.; 1996.
10. Молдованов М. І., Сидоров Г. М. Сучасний діловий документ: Зразки найважливіших документів українською мовою. – К.:Техніка, 1992.
11. Палеха Ю. І. Документаційне забезпечення управління: Підручник. – К., МАУП, 1997.
12. Погиба Л. Г., Грибіниченко Т. О., Баган М. П. Складання ділових паперів. Практикум: Навч. Посібник. – К., 2002.
13. Універсальний довідник з ділових паперів та ділової етики.-К.: Довіра, 2003.
14. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів /Уклад.: С. П.Бибик, І. Л.Михно, Л.О. Пустовіт.-К.: Довіра,1999.
Стенюков М. В. Пустозерова В. М. Делопроизводство в управлении персоналом.-М.,2001
Реферати :
Читати далі