Заголовки типу «Різне листування», «Документи із загальних питань» недопустимі. Не рекомендується вживати в заголовках справ слово «матеріали». Іноді можна використовувати термін «Докумен­ти» з розшифруванням у дужках їхніх видів, наприклад: «Документи (листи, контракти, акти) про оренду приміщень. 1999 р.»

У процесі ведення справи заголовки можна уточнювати й до­повнювати.

Для кожної справи в графі 4 зазначають термін збе­рігання документів із посиланням на відповідну статтю «Переліку документів із зазначенням терміну зберігання». Не рекомендується групувати однотипні документи в одну справу, якщо вони мають різні терміни зберігання.

У графі 5 «Примітка» роблять позначки про: заведення справ; відповідальних за ці справи; передавання справ до інших під­приємств (структурних підрозділів) чи іншій особі; справи, що пере­ходять на наступний рік, і т. ін.

Той, хто оформив номенклатуру справ, — секретар-референт (технічний секретар або інша відповідальна особа) — підписує її, погоджує з архівним відділом і затверджує в керівника підприємства.

Номенклатуру складають не менш як у трьох примірниках: пер­ший примірник зберігають у справі, другий — робочий — вивішують на внутрішньому боці стінки шафи (сейфу), де зберігаються справи, третій — передають до архіву підприємства.

Структурним підрозділам передають витяги з відповідних розділів номенклатури або додатково розмножені копії її для формування з них окремих справ.

Протягом року до номенклатури можуть уноситися заголовки нових справ. Для цього між її розділами залишають вільні місця. Номенклатуру справ можна використовувати протягом кількох ро­ків, якщо немає принципових змін у структурі й функціях під­приємства. Номенклатуру справ зручно вести за допомогою персо­нального комп’ютера (ПК).

По закінченні календарного року відповідальна особа (секретар-референт, технічний секретар) у графі 3 фіксує кількість сфор­мованих справ (томів).

Згідно з вимогами до формування справ в одну справу можна підшивати не більш як 250 аркушів документів. Якщо аркушів більше, то треба завести наступний том справи. Індекс справи в цьому разі зберігається.

Номенклатура справ підприємства — це, як правило, багато сторінковий документ, тому для її оформлення можна використо­вувати спеціальний багато сторінковий трафаретний бланк формату А4

РЕКВІЗИТИ НОМЕНКЛАТУРИ СПРАВ:

8 — назва структурного підрозділу (для номенклатури справ структурного підрозділу);

10 — назва виду документа (номенклатура справ);

11 — дата;

12 — індекс;

14 — місце складання;

17 — гриф затвердження;

19 — заголовок до тексту (наприклад, «На 2002 рік»);

21 — текст (заповнюють табличну форму);

23 — підпис;

25 — візи (або 24 — гриф погодження);

29 — позначка про виконання документа й направлення його до справи.

Рекомендована література:

1. Бондарева Т. М. Секретарское дело. — М. :Вища школа., 1995.

2. Блощинська В. А. Сучасне діловодство: Навч. посібник.-К,:Центр навчальної літератури, 2005.

3. Веселов П. В. Профессия — секретарь. — М. Маркетинг,1996.

4. Глущик С. В., Дияк О. В., Шевчук С. В. Сучасні ділові папери.-К.: А. С.К.,2003.

5. Головач А. С.Зразки оформлення, документів: Для підприємств та громадян. – Донецьк: Сталкер, 1999.

6. Діденко А. Н.Сучасне діловодство.-К.:Либідь,2004.

7. Кузнєцова Т. В.Степанов Е. А., Филиппов Н. Г. Делопроизводство и техническая документация.-М.:Высшая школа, 1991.

8. Кузмичева В. И. Делопроизводство без проблем К.,1997

9. Кулініченко ВЛ. Ділові папери та документи підприємницької діяльності. — К.; 1996.

10. Молдованов М. І., Сидоров Г. М. Сучасний діловий документ: Зразки найважливіших документів українською мовою. – К.:Техніка, 1992.

11. Палеха Ю. І. Документаційне забезпечення управління: Підручник. – К., МАУП, 1997.

12. Погиба Л. Г., Грибіниченко Т. О., Баган М. П. Складання ділових паперів. Практикум: Навч. Посібник. – К., 2002.

13. Універсальний довідник з ділових паперів та ділової етики.-К.: Довіра, 2003.

14. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів /Уклад.: С. П.Бибик, І. Л.Михно, Л.О. Пустовіт.-К.: Довіра,1999.

Стенюков М. В. Пустозерова В. М. Делопроизводство в управлении персоналом.-М.,2001

Реферати :