Організація роботи з документами.
1.Приймання, попередній розгляд службових документів
2.Реєстрація службових документів. Форми для реєстрації документів і порядок їх заповнення.
3.Поняття номенклатури справ
4..Види номенклатур справ
5.Вимоги до оформлення номенклатур справ
ПРИЙМАННЯ ДОКУМЕНТІВ. Усі документи, які надходять до підприємства, в тому числі створені за допомогою ПК, приймаються централізовано в канцелярії (офісі). Якщо документи надходять у неробочий час, то їх приймає черговий працівник
Неправильно оформлені (не підписані, незасвідчені тощо), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправникові.
ПОПЕРЕДНІЙ РОЗГЛЯД ДОКУМЕНТІВ. Усі документи, що надійшли до підприємства, підлягають обов’язковому попередньому розглядові завідувачем канцелярії (або секретарем чи офіс-менеджером). Мета попереднього розгляду полягає у виявленні тих документів, з якими неодмінно має бути ознайомлене керівництво установи або виконавці відповідно до функціональних обов’язків, у визначенні необхідності реєстрації документів, а також установленні термінів виконання документів, що передаються до структурних підрозділів чи безпосереднім виконавцям. Попередній розгляд документів здійснюють у день їх одержання або в перший робочий день якщо вони надійшли в неробочий час чи день).
Доручення органів вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядають негайно. Здійснюючи попередній розгляд документів, слід керуватися положенням про підприємство та його структурні підрозділи, посадовими інструкціями, номенклатурами справ. Керівництву підприємства першочергово передають закони України, й кореспонденцію Верховної Ради України, Президента Укр. Кабінету Міністрів України, Верховної Ради автономної Республіки Крим, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, органів вико навчої влади, органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, що містять інформацію з принципових питань діяльності підприємства, які потребують вирішення керівництвом. Інші документи передають до структурних підрозділів і виконавців.
На великих підприємствах для забезпечення ритмічності їхньої роботи канцелярія за погодженням із керівниками підприємства й структурних підрозділів розробляє графік доставляння кореспонденції керівництву й до структурних підрозділів.
РЕЄСТРАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ — це фіксування факту створення або одержання документів через присвоєння їм порядкових номерів і запис потрібних відомостей, що містяться в них (ДСТУ 2732—94)
Мета реєстрації полягає в забезпеченні обліку документа, контролю за його виконанням та оперативного використання інформації, що міститься в документі.
Кожний документ реєструють на даному підприємстві лише раз. Вхідні документи реєструють у день їх надходження або наступного дня (якщо документи надійшли в неробочий час), а вихідні та внутрішні — в день підписання чи затвердження. Якщо зареєстрований документ передається з одного структурного підрозділу до другого, то його повторно не реєструють.
Обов’язково реєструють документи, які надходять від вищих організацій (установ), і ті, що надсилаються до них, важливі внутрішні документи (накази, розпорядження, протоколи, доповідні записки й т. п.), а також пропозиції, заяви, скарги громадян).
Місце реєстрації документів, як правило, визначається «Інструкцією з діловодства», до якої має додаватися затверджений керівником підприємства перелік документів, що не підлягають реєстрацією службою документування. До цього переліку можуть входити :
1) листи, що надійшли, й копії до відома;
2) телеграми й листи про дозвіл на відрядження та відпустки,
3) графіки, наряди, заявки, рознарядки;
4) зведення та інформація до відома;
5) навчальні плани, програми (копії);
6) рекламні повідомлення, плакати, програми нарад,
7) прейскуранти (копії);
8) норми витрат матеріалів;
9) поздоровні листи й запрошення;
10) друковані видання (книги, журнали, бюлетені);
11) наукові звіти;
12) щомісячні, щоквартальні, піврічні, річні звіти;
13) форми статистичної звітності тощо. Документи слід реєструвати в межах груп залежно від назви виду, автора й змісту. Наприклад, окремо реєструють: закони України, й кореспонденцію Верховної Ради України, Президента України та Кабінету Міністрів України; накази підприємства з основної діяльності; накази підприємства по особовому складу; рішення колегіальних органів підприємства; заявки на матеріально-технічне постачання тощо.
Форми для реєстрації документів і порядок їх заповнення.
ДляРеєстрації документів усіх категорій (вхідних, вихідних, внутрішніх) використовують реєстраційно-контрольні картки або спеціальні журнали.
Реєстраційно-контрольні картки (РКК) заповнюють машинописним способом (переважно) або від руки. Сучасна форма РКК придатна й для оброблення за допомогою ПК.
Бланки РКК виготовляють друкарським способом чи за допомогою засобів оперативної поліграфії на аркушах паперу формату А5 , А6 (105 х 148 мм).
Календарну шкалу реєстраційно-контрольної картки використовують для контролю за термінами виконання документа. В ній зазначають число місяця, до якого документ треба виконати.
У календарній шкалі РКК формату А6 зазначають лише непарні числа місяця. Якщо термін виконання документа припадає на парне число, то в картці позначають попереднє число.
У графі «Автор документа або кореспондент» фіксують назву підприємства, з якого надійшов документ (допускається зазначати скорочену назву), або, якщо документ вихідний, — куди його надійшов (до якого підприємства). Реєструючи заяви, пропозиції, скарг в цій графі зазначають також прізвище, ім’я й по батькові, місце роботи чи домашню адресу автора.
У графі «Назва виду документа» зазначають реквізит 10 відповідно до назви документа, що реєструється (реєструючи службові :ти, цю графу не заповнюють).
У графі «Термін виконання» зазначають дату, до якої документ? ба виконати. Реєструючи ініціативний документ, що відправиться, проставляють очікувану дату відповіді.
У графі «Дата й індекс документа» зазначають реквізити 12,11,
Надані документу підприємством-автором.
Графу «Дата й індекс надходження» заповнюють лише на документи (індекс присвоюється підприємством-одержувачем)
У графі «Заголовок документа або короткий зміст» наводять заголовок до тексту документа. Якщо заголовок не сповна висвітлює зміст тексту документа, то в цю графу вносять докладніші відомості. Якщо в реєстрованому документі немає заголовка до тексту реєстратор сам визначає суть документа й записує стисле формулювання її в цій графі. Від того, наскільки кваліфіковано зроблено записи в графах реєстраційно-контрольної картки, великою мірою залежить оперативність подальшого пошуку документа й можливість відповідати на запит про нього як у поточній роботі, так і тоді документ зберігатиметься в архіві.
У графі «Резолюція або кому направлено, відповідальний виконавець» зазначають повний зміст резолюції, її автора й дату. Цю графу заповнюють після попереднього розгляду документа. Якщо на документі немає резолюції, то реєстратор указує в цій граф вище, ініціали, посаду виконавця, якому направлено документ і дату направлення (можливе зазначення номера телефону).
В графі «Розписка в одержанні документа» підписується зазначає дату одержання та особа, якій даний документ передано для виконання.
Реферати :
Читати далі